In de praktijk: “Wij organiseren een monitor-dag met het hele team”
Hoe zorg je er als bibliotheek voor dat het afnemen van de Monitor soepel verloopt? En dat er vervolgens gesprekken op gang komen en doelen worden gesteld? Sinds anderhalf jaar voert bibliotheek Helmond-Peel hier een helder en duidelijk beleid op. Leesmediacoach Sanne Respen vertelt hoe zij het aanpakken: “We hebben als team afgesproken dat er altijd tien vaste vragen uit de Monitor in de analyse terugkomen, omdat we die cruciaal vinden.”
Waar ben je op dit moment mee bezig wat betreft de Monitor?
Op dit moment vullen de scholen de Monitor in. Ze hebben vooraf duidelijke uitleg gekregen over het gebruik en het doel van de Monitor. We lichten de aanpak van de Bibliotheek op school toe, de rol van de Monitor daarin en geven praktische informatie die relevant is voor het invullen. Hiervoor hebben we een format opgesteld dat door alle leesmediacoaches wordt gebruikt. Dit zorgt ervoor dat niemand het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en dat we overal dezelfde boodschap uitdragen. Hoewel sommige scholen de Monitor al jarenlang gebruiken, is er vaak sprake van wisselingen in het team. Daarom blijft een heldere uitleg belangrijk.
Hoe pakken jullie de Monitor aan bij Bibliotheek Helmond-Peel?
We werken met kwaliteitskaarten. Als basis hebben we de kwaliteitskaarten van Bibliotheek Venlo gebruikt, die landelijk beschikbaar zijn gesteld. Deze hebben we aangepast naar onze eigen situatie. Vorig jaar zijn we gestart met deze aanpak, en de Monitor was toen ons eerste onderwerp. Dat was een ideaal uitgangspunt, omdat de analyse en bespreking van de resultaten precies op dat moment plaatsvonden. Zo konden we de kwaliteitskaarten direct in de praktijk toepassen. Inmiddels hebben we kaarten ontwikkeld voor de voorbereiding en uitvoering van de Monitor, voor de analyse van de resultaten, voor het voeren van het monitor- en ambitiegesprek en voor het bespreken van de uitkomsten met een schoolteam.
Kun je een concreet voorbeeld geven?
In de kwaliteitskaart voor de monitoranalyse staat stap voor stap beschreven hoe we de resultaten analyseren. Daarnaast zijn er afspraken en richtlijnen opgenomen. Zo hebben we als team afgesproken dat er altijd tien vaste vragen uit de Monitor in de analyse terugkomen, omdat we die cruciaal vinden. Ook bevat de kaart praktische formats, zoals kant-en-klare e-mails en een standaardformat voor de maatrapportage.
En hoe ontstaat zo’n kwaliteitskaart dan?
Elke zes weken hebben we met ons team van leesmediacoaches een thema-overleg. Daarin bespreken we processen zoals de monitoranalyse en het monitorgesprek, en verzamelen we input van het hele team. Op die manier denkt iedereen mee over de aanpak en creëren we draagvlak. Ik ben de kartrekker en werk de input uit tot een kwaliteitskaart. Vervolgens geven twee of drie collega’s feedback, waarna de kaart definitief wordt en door iedereen gebruikt kan worden. In een volgend thema-overleg evalueren we de toepassing en stellen we de kaart bij waar nodig. Dat bijstellen is belangrijk, want er zijn regelmatig landelijke wijzigingen. Zo zijn er dit jaar nieuwe vragen toegevoegd aan de Monitor. In januari staat er weer een themaoverleg gepland, waarin we de kwaliteitskaart voor de analyse en het monitorgesprek opnieuw bekijken. Op basis van de landelijke veranderingen, feedback van scholen en onze eigen praktijkervaringen passen we de kaart dan aan.
Hoe bereiden jullie je vervolgens voor op de monitorgesprekken?
Begin maart, zodra de resultaten beschikbaar zijn, organiseren we een monitor-dag met het hele team. De voorbereiding hiervan ligt bij een werkgroep bestaande uit onze manager en drie leesmediacoaches. Onlangs namen we deel aan het Vakberaad van Cubiss, dat volledig in het teken stond van de Monitor. Daar hebben we waardevolle inzichten en praktische tips opgedaan voor zowel de analyse als de monitorgesprekken. Deze kennis delen we vervolgens met het hele team. Tijdens de monitor-dag werken we gezamenlijk aan de analyses voor onze scholen. Door dit samen te doen, kunnen we elkaar ondersteunen, vragen stellen en controleren of de analyses kloppen. Iedere collega maakt een maatrapportage voor zijn of haar school, die we gebruiken als leidraad tijdens het monitorgesprek. Daarnaast maken we gebruik van de leescirkelrapportage uit de monitoromgeving. Deze sturen we twee weken voor het gesprek naar de school, zodat de directeur en leescoördinator zich goed kunnen voorbereiden. Het monitorgesprek zelf vindt plaats in maart. Daarna volgt in april of mei een ambitiegesprek. Waar het monitorgesprek draait om resultaten, conclusies en aanbevelingen, vertalen we deze in het ambitiegesprek naar concrete doelen voor het komende schooljaar. Daarbij formuleren we niet alleen doelen, maar ook passende activiteiten en acties. Na één of twee jaar meten we opnieuw en stellen we de doelen bij. Zo werken we volgens de Plan-Do-Check-Act-aanpak van de Bibliotheek op school.
Welke tip heb je voor collega’s in het land?
Onze belangrijkste tip: trek samen op als team bij de analyse en voorbereiding van het monitorgesprek. Door elkaar te helpen en gebruik te maken van hulpmiddelen zoals kwaliteitskaarten, creëer je houvast en structuur in het proces. Daarnaast kan Artificial Intelligence (AI) een waardevolle ondersteuning bieden. Wij gebruiken bijvoorbeeld Microsoft Copilot bij de analyse van de monitorresultaten. Een vraag die we stellen is: Wat zijn de vijf meest opvallende resultaten in deze rapportage? Uiteraard blijft het belangrijk om zelf kritisch te controleren of de analyse klopt en te waken voor privacy: er mogen geen gegevens worden ingevoerd die herleidbaar zijn naar een specifieke school.
En wat zou je ze tot slot nog willen meegeven?
Stel samen met de school kleine, concrete en haalbare doelen op. Kies duidelijke focuspunten. Een voorbeeld is het werken aan dagelijks voorlezen door alle leerkrachten gedurende een schooljaar. Eerst zorgen dat de basis op orde is met voorlezen, vrij lezen en praten over boeken, en van daaruit verder bouwen.